5 Cách Để Hoàn Thành Công Việc Đúng Hạn

Bất kì công việc nào cũng có deadline, thời gian để bạn hoàn thành. Việc hoàn thành deadline chính là mức độ hoàn thành công việc của bạn. Bài viết này của CosFa sẽ chỉ cho bạn 5 cách để hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả.

Theo tờ gốc được phát hành của ArchSmarter “5 cách để hoàn thành công việc đúng hạn, hiệu quả”, dựa trên bài báo mang lại thành công vang dội cho sự nghiệp của tác giả Micheal Kilkelly là “ 21 Phương pháp để Kiến trúc sư có thể làm việc hiệu quả, không cần làm việc quá chăm chỉ với hàng loạt những thứ mới mẻ hàng ngày mà vẫn có thể cải thiện được năng suất và đạt được mục tiêu”.

Ông nói : “chúng ta luôn có 3 tháng tròn trong năm 2016. Tôi không biết gì về việc bạn đang chạy đua tích cực từ năm mới để bắt đầu những dự án mới. Tôi thì luôn khởi đầu một năm với một nhiệt huyết tràn trề để hoàn thành mọi thứ. Tôi có danh sách những việc cần làm. Chẳng hạn như, tôi muốn khởi động các khóa học mới, tôi muốn viết một cuốn sách, tôi muốn thiết kế những dự án lớn cho khách hàng”.
Vấn đề nằm ở chỗ thế giới thực luôn có cách để can thiệp những mục tiêu theo cách riêng của nó. Đó có thể là những deadlines để hoàn thành và những hóa đơn đến hạn thanh toán. Tất cả những lúc mà tôi nghĩ rằng tôi bị chiếm trọn những thứ mà mình không dự đoán trước được như tuyết rơi, con ốm và cả những chuyến đi công tác không mong đợi. Còn bạn thì sao? Có cảm thấy giống như vậy không?
Cũng đã đến thời điểm của năm để Bạn cần nhìn lại thời gian qua mình đã làm việc như thế nào và đã có những thay đổi nào để Bạn có thể đạt được mục tiêu. Theo ông, có 5 cách để bạn có thể kéo chính mình ra khỏi mớ việc trì trệ và làm việc thông minh hơn trong năm nay.

Dự trù công việc

Chúng ta là những kiến trúc sư. Chúng ta thiết kế để kiếm sống. Chúng ta sử dụng một tiến trình nghiêm ngặt để tổng hợp những yêu cầu đa năng trong một giải pháp toàn diện mà có thể làm hài lòng cả những tiêu chuẩn về thẩm mỹ và chức năng của vấn đề, cho dù nó là một kế hoạch chuyên môn, một ngôi nhà, một mảng tường hay chi tiết mái nhà đi chăng nữa.
Vậy liệu nó là gì khi bàn về kế hoạch công việc? Liệu bạn có thể áp dụng một tiến tình tương tự để tiếp cận với công việc của chính mình không?. Hóa ra là có đấy. Đối với vấn đề về thiết kế, bạn cần xác định trước tiên mục tiêu cuối cùng của dự án. Bạn sẽ biết nó như thế nào khi bạn thành công? Liệu bạn có dành được một giải thưởng thiết kế không? Bàn giao công trình đúng thời gian và đúng ngân sách không? Có kiếm được thêm khoản thu nhập khác không?…
Một khi bạn đã thiết lập được những mục tiêu, áp dụng phương pháp 80-20 để xác định những hoạt động mà bạn sẽ được kết quả. Nghiêm khắc tập trung bào những hoạt động được đánh giá cao và phớt lờ mọi thứ khác. Nếu thứ gì đó không khiến bạn gần với mục tiêu hơn, hãy bỏ qua hoặc loại bỏ nó. Điều này dường như phản trực quan nhưng mọi nỗ lực được yêu cầu sẽ không liên hệ trực tiếp đến kết quả cuối cùng.
Một cách khác đó là cố gắng phác thảo kế hoạch của bạn từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc (biểu đồ tư tưởng là thích hợp nhất). Nhìn xem bạn có thể loại bỏ hay giảm thiểu số bước thực hiện ở đâu. Tạo ra một bảng thống kê cho mỗi bước tiến hành để đảm bảo mọi thứ không bị thiếu sót hay bỏ qua.
Cuối cùng, hãy nhìn lại một tuần làm việc của bạn và xác định khối thời gian của bạn. Đánh dấu những cuộc hẹn bất khả thương lượng. Nhóm thời gian còn lại từ 1-2 tiếng trong khối thời gian công việc. Lên lịch biểu trong cuốn lịch. Hoạch định những mục tiêu thực tế cho mỗi khối thời gian. Đảm bảo có thời gian nghỉ ngơi khi hoàn thành một công việc.

Tập trung thời gian

Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất. Mỗi người có 168 tiếng một tuần. Không hơn, không kém.
Chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả là chủ động, không phản kháng. Lên kế hoạch bạn sẽ làm gì cho mỗi giờ đồng hồ của tuần. Thiết lập thời gian, với khối lượng thời gian được hoạch định sẵn để thực hiện những hoạt động giá trị. Dĩ nhiên, nếu có những sự việc khẩn cấp xuất hiện nhưng nó chỉ chiếm dụng 80% thời gian của bạn. Điều này sẽ để dôi ra một lượng quỹ thời gian vừa đủ cho bạn trong những tình huống và sự việc bất ngờ.
Thêm vào đó, cố gắng làm việc chăm chỉ ít lại. Trong các trường kiến trúc, chúng ta đề cao việc đặt thời gian đúng thời điểm và kéo các nighters. Hóa ra đây lại là một hành vi phản tác dụng. Rõ ràng có nhiều thời gian hơn không quyết định việc kết quả tốt hơn hay không, đặc biệt sau khi bạn đã làm việc trong 50 giờ. Do đó, bằng cách làm việc ít hơn, bạn cần tập trung vào cái gì quan trọng. Không còn thời gian cho những thứ khác.

Quản trị Thời gian

Chúng ta hiện đang bị ngập lụt thông tin mỗi ngày. Ước chừng rằng hiện nay chúng ta tiếp nhận lượng thông tin gấp 5 lần một ngày so với những gì chúng ta nhận được vào năm 1986. Một vài thông tin thì quan trọng, số khác thì không. Vậy chúng ta có thể xác định nên chú ý đến cái gì và nên phớt lờ cái gì?.
Đầu tiên, loại bỏ hết tất cả những thứ ngổn ngang ra khỏi môi trường làm việc của bạn. Tất cả những ngăn kéo và tạp chí sẽ chỉ làm bạn bị sao lãng. Dọn dẹp bàn của bạn cũng là một cách để làm sạch tâm trí. Chỉ đặt những gì bạn cần trên bàn làm việc.
Tiếp theo, tắt hết tất cả email và các thông báo mạng xã hội. Bạn không cần biết về mỗi tình trạng được cập nhật ngay khi chúng xảy ra. Lên kế hoạch thời gian biểu kiểm tra email và mạng xã hội của bạn. Đừng để chúng làm bạn phân tâm khỏi công việc thật sự của mình.
Nhìn vào thời gian biểu và cố gắng tối thiểu hóa số lượng các cuộc họp mà bạn tham dự. Với mỗi cuộc họp, hãy hỏi nếu được yêu cầu. Liệu thư điện tử hay một cuộc gọi có thể đạt được kết quả như mong muốn? Nếu bạn muốn chắc chắn về thứ được yêu cầu, hãy viết lên lịch biểu và dán nó. Nhắc lại mục đích của cuộc họp ngay từ ban đầu để mọi thứ đi đúng hướng. Ngoài ra, cố gắng duy trì cuộc họp bằng cách đứng hay đi lại để giữ nó có một độ dài hợp lý.
Cuối cùng, đừng đọc email, hãy xử lý nó. Thiết lập những thư mục dành cho tất cả những dự án và sử dụng bộ lọc để gửi email vào mỗi thư mục thích hợp. Mong đợi một email từ khách hàng ư? Không cần kiểm tra hộp thư đến quá nhiều. Hãy xem nếu có email mới trong thư mục.

Am hiểu công cụ

Công cụ (phần mềm hay bất kể thứ gì) bạn sử dụng cơ bản là gì? Hãy liệt kê mọi công cụ bạn sử dụng hàng ngày hoặc hàng tuần. Với mỗi công cụ, hãy tự hỏi chính mình “ đây có phải là công cụ tốt nhất cho yêu cầu đó chưa?”. Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn, hãy làm một cuộc nghiên cứu để xem liệu những công cụ khác có giúp ích cho công việc của bạn tốt hơn không.
Nếu bạn sử dụng phương tiện tốt nhất cho nhiệm vụ (hoặc bạn không thể thay bằng một cái mới khác), hãy học cách tùy chỉnh chúng để hỗ trợ công việc của bạn tốt hơn. Tùy chỉnh giao diện, thêm biểu tượng cho những công cụ hữu dụng nhất của bạn và học cách tạo các phím tắt. Tiết kiệm 2 giây mỗi giờ đồng hồ cộng dồn một cách nhanh chóng. Cuối năm, bạn sẽ tự kiếm cho mình thêm một vài ngày nghỉ ngơi.
Vậy Bạn có thật sự biết cách sử dụng tất cả công cụ? Nếu bạn không thể nói là “Hell yes” thì tức là bạn cần một khóa đào tạo. Thật ra có rất nhiều lựa chọn cho cả online và trực diện. Biết chút ít về việc training thì phải đi một đường dài. Thậm chí, việc học theo một bí quyết mới sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cho khóa học này. Kiểm tra Youtube,… hoặc đăng nhập vào ArchSmarter để cập nhật thêm các khóa học training online.

Tự động hóa nhiệm vụ

Làm việc lười biếng. Có nghĩa là thật sự lười biếng. Nếu bạn cần làm những nhiệm vụ riêng nhiều hơn 5 lần một tuần, hãy tìm cách tự động nó hoặc tốt hơn là thuê ngoài để bạn có thời gian xúc tiến những công việc khác.
Việc sử dụng dịch vụ khoán ngoài cũng đơn giản như việc nhờ ai đó trong công ty làm giúp bạn phần việc đó hay bạn có thể sử dụng nguồn lực bên ngoài, như Fancy Hands. Sử dụng một bản mẫu bất cứ khi nào cần thiết. Chúng ta có những email điện tử gửi đi hàng ngày. So với việc viết mỗi cái mới vào mỗi lần, chúng ta lưu lại một khuôn mẫu mà chúng ta hay dùng để có thể sửa và gửi khi cần thiết. Nó cũng tương tự cho những tài liệu văn phòng tiêu chuẩn khác. Do đó, nếu bạn gửi một tài liệu nhiều hơn 1 lần, hãy tạo 1 template.
Cuối cùng, nó không chỉ bàn về vấn đề công việc không thôi. Hãy nhớ chăm sóc bản thân. Ngủ nhiều. Ăn nhiều. Nghỉ ngơi. Xét cho cùng, nó giống như một cuộc chạy đua marathon, không phải là một cuộc chạy nước rút. Hãy quan tâm tài sản giá trị nhất của bạn, đó chính là Bạn.

5 Cách Để Hoàn Thành Công Việc Đúng Hạn
Đánh Giá Bài Viết