5 Cách Để Hoàn Thành Công Việc Đúng Hạn

Việc hoàn thành công việc đúng hạn, chính là mức độ hoàn thành công việc của bạn.Bất kì công việc nào cũng có deadline, thời gian để bạn hoàn thành. CosFa sẽ chỉ cho bạn 5 cách để hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả.

hoàn thành công việc đúng hạn

Lời Đầu Tiên

Theo tờ gốc được phát hành của ArchSmarter, “5 cách để làm việc thông minh, hiệu quả có thể cải thiện được năng suất và đạt được mục tiêu”. Ông cho rằng: Tôi không biết gì về việc bạn đang chạy đua tích cực từ năm mới để bắt đầu những dự án mới. Nhưng với tôi, tôi luôn khởi đầu một năm với nhiệt huyết tràn trề và danh sách các việc cần làm. Ví như, tôi muốn khởi động khóa học mới và viết một cuốn sách. Hay tôi muốn thiết kế nhiều dự án lớn cho khách hàng của mình. Nhưng phải bắt đầu từ đâu và nên làm gì khi có việc phát sinh chen ngang?”

Ông nói tiếp: “Đó chính là vấn đề. Bởi thực tế luôn có cách để can thiệp vào mục tiêu của bạn theo cách của nó. Đó có thể là những deadline để hoàn thành và những hóa đơn đến hạn thanh toán. Hay bất kì một việc gì đột nhiên xuất hiện và bạn buộc phải hoàn thành nó. Tất cả những lúc mà tôi nghĩ rằng, tôi bị chiếm trọn những thứ mà mình không dự đoán trước được như: tuyết rơi, con ốm và cả những chuyến đi công tác không mong đợi. Vậy bạn thì sao? Bạn có cảm thấy giống như vậy không?”

Theo ông, có 5 cách giúp bạn  kéo chính mình ra khỏi mớ việc trì trệ và làm việc logic hơn như sau:

Dự trù công việc

Chúng ta là những kiến trúc sư và chúng ta thiết kế để kiếm sống. Việc sử dụng một tiến trình nghiêm ngặt để tổng hợp những yêu cầu đa năng là tất yếu. Hiển nhiên, tiến trình đó còn cần mộtột giải pháp toàn diện. Đồng thời, tất cả các bước đều phải làm hài lòng các tiêu chuẩn gồm: thẩm mỹ và chức năng. Dù nó là một dự án, một ngôi nhà, một mảng tường hay chi tiết mái nhà đi chăng nữa thì tiêu chuẩn vẫn luôn phải được đảm bảo.

Vậy liệu nó là gì? Khi nào bàn về kế hoạch công việc? Liệu bạn có thể áp dụng một tiến tình tương tự để tiếp cận với công việc không? Hóa ra là có đấy. Đối với vấn đề về thiết kế, bạn cần xác định trước tiên mục tiêu cuối cùng của dự án. Bạn sẽ biết nó như thế nào khi bạn thành công? Liệu bạn có dành được một giải thưởng thiết kế không? Bàn giao công trình đúng thời gian? Đúng ngân sách không? Có kiếm được thêm khoản thu nhập khác không?…

Một khi bạn đã thiết lập được những mục tiêu. Áp dụng phương pháp 80-20 để xác định những hoạt động mà bạn sẽ được kết quả. Nghiêm khắc tập trung bào những hoạt động được đánh giá cao và phớt lờ mọi thứ khác. Nếu thứ gì đó không khiến bạn gần với mục tiêu hơn: hãy bỏ qua hoặc loại bỏ nó. Điều này dường như phản trực quan. Nhưng mọi nỗ lực được yêu cầu ở hiện tại có thể sẽ không liên hệ trực tiếp đến kết quả cuối cùng.

Một cách khác đó

Cố gắng phác thảo kế hoạch của bạn từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Gọi nôm nà là: Biểu Đồ Tư Tưởng. Nhìn xem bạn có thể loại bỏ hay giảm thiểu số bước thực hiện ở đâu? Tạo ra một bảng thống kê cho mỗi bước tiến hành. Để đảm bảo mọi thứ không bị thiếu sót hay bỏ qua.

Cuối cùng, hãy nhìn lại một tuần làm việc của bạn. Xác định khối thời gian của bạn. Đánh dấu những cuộc hẹn bất khả thương lượng. Nhóm thời gian còn lại thành 1-2 tiếng trong mỗi khối thời gian công việc. Lên lịch biểu trong cuốn lịch. Hoạch định những mục tiêu thực tế cho mỗi khối thời gian. Đảm bảo có thời gian nghỉ ngơi khi hoàn thành một công việc.

Tập Trung Thời Gian

Thời gian là tài nguyên quý giá nhất vì mỗi người có 168 tiếng một tuần không hơn, không kém. Do đó, chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả chính là chủ động. Hãy tự lên kế hoạch bạn sẽ làm gì cho mỗi giờ đồng hồ của tuần. Hãy thiết lập thời gian để thực hiện những hoạt động giá trị cho những mục địch quan trọng. Dĩ nhiên, bạn phải cần thời gian dự trù cho những việc khẩn cấp và đột xuất. Vì vậy, lịch hoạt động dự trù cho công việc nên chiếm 80% tổng thời gian. Và 20% còn lại để dành cho những vấn đề phát sinh. Như vậy, việc thiết lập thời gian của bạn mới thực sự hiệu quả.

Trong các trường kiến trúc, chúng ta đề cao việc đặt thời gian đúng thời điểm và kéo các nighters. Hóa ra đây lại là một hành vi phản tác dụng. Rõ ràng có nhiều thời gian hơn không quyết định việc kết quả tốt hay xấu. Do đó, để làm việc ít hơn, bạn cần tập trung vào cái gì quan trọng nhất. Lưu ý, không dành thời gian cho những thứ khác không liên quan.

Quản Trị Thời Gian

Chúng ta hiện đang bị ngập lụt thông tin mỗi ngày. So với năm 1986, hiện nay, chúng ta phải tiếp nhận lượng thông tin gấp 5 lần mỗi ngày. Trong đó, chỉ một vài thông tin quan trọng, số khác hoàn toàn không. Vì thế, chúng ta cần xác định được: nên chú ý đến cái gì và phớt lờ cái gì.

Đầu tiên, loại bỏ hết tất cả những thứ ngổn ngang ra khỏi môi trường làm việc của bạn. Tất cả những ngăn kéo và tạp chí sẽ chỉ làm bạn bị sao lãng. Dọn dẹp bàn của bạn cũng là một cách để làm sạch tâm trí. Hãy nhớ, chỉ đặt những gì bạn cần trên bàn làm việc.

Tiếp theo, tắt hết tất cả các thông báo mạng xã hội. Bạn không cần biết hay cập nhật ngay những gì đang xảy ra. Đồng thời, lên kế hoạch thời gian biểu kiểm tra email và mạng xã hội của bạn. Đừng để chúng làm bạn phân tâm khi đang bận cho công việc thật sự của mình.

Nhìn vào thời gian biểu, cố gắng tối thiểu hóa số lượng các cuộc họp của bạn. Với mỗi cuộc họp, hãy hỏi nếu được yêu cầu. Liệu thư điện tử hay một cuộc gọi có thể đạt được kết quả như mong muốn? Nếu bạn muốn chắc chắn về thứ được yêu cầu, hãy viết lên lịch biểu và dán nó. Nhắc lại mục đích của cuộc họp ngay từ ban đầu, để mọi thứ đi đúng hướng. Ngoài ra, cố gắng duy trì cuộc họp bằng cách đứng hay đi lại, để giữ nó có một độ dài hợp lý.

Cuối cùng

Đừng đọc email, hãy phân loại nó trước. Thiết lập những thư mục dành cho tất cả những dự án và sử dụng bộ lọc để gửi email vào mỗi thư mục thích hợp. Mong đợi một email từ khách hàng ư? Không cần kiểm tra hộp thư đến quá nhiều. Hãy xem nếu có email mới trong thư mục quan trọng.

Am Hiểu Công Cụ

Công cụ (phần mềm hay bất kể thứ gì) bạn sử dụng cơ bản là gì? Hãy liệt kê mọi công cụ bạn sử dụng hàng ngày hoặc hàng tuần. Với mỗi công cụ, hãy tự hỏi chính mình “đây có phải là công cụ tốt nhất cho yêu cầu đó chưa?”. Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn, hãy làm một cuộc nghiên cứu. Để xem liệu những công cụ khác giúp ích hơn?

Hãy chắc rằng đã sử dụng phương tiện tốt nhất hiện thời cho nhiệm vụ. Sau đó hãy học cách tùy chỉnh chúng để hỗ trợ công việc của bạn tốt hơn. Nên nhớ, hãy tùy chỉnh giao diện và thêm biểu tượng cho những công cụ đó. Đồng thời, học cách tạo các phím tắt sao cho thao tác của bạn nha nhất và hiệu quả nhất. Tiết kiệm dù chỉ 2s mỗi giờ, cộng dồn cũng rất lợi hại. Cuối năm, bạn sẽ tự kiếm cho mình thêm một vài ngày nghỉ ngơi.

Vậy bạn có thật sự biết cách sử dụng tất cả công cụ? Nếu bạn không thể nói là “Yes” thì tức là bạn cần một khóa đào tạo. Thật ra có rất nhiều lựa chọn cho cả online và truyền thống để thành thục những công cụ nhé.

Tự Động Hóa Nhiệm Vụ

Làm việc lười biếng có nghĩa là thật sự lười biếng. Nếu bạn cần làm những nhiệm vụ nhiều hơn 5 lần một tuần, hãy tìm cách tự động hoá nó. Hoặc tốt hơn là bạn có thể thuê ngoài để dành thời gian xúc tiến những công việc khác.

Việc sử dụng dịch vụ khoán ngoài hiện nay cũng đơn giản nhiều so với quá khứ. Ví dụ: sử dụng một bản mẫu email hay file báo cáo bất cứ khi nào có thể. Dĩ nhiên hiệu quả hơn so với việc viết mỗi cái mới vào mỗi lần cần dùng. Nó cũng tương tự cho những tài liệu văn phòng khác. Do đó, nếu bạn gửi một tài liệu nhiều hơn 1 lần, hãy tạo 1 template.

Tổng Kết

Cuối cùng, tất cả những điều trên không chỉ xét ở công việc mà còn trong việc chăm sóc bản thân. Ngủ nhiều hơn. Ăn nhiều hơn. Nghỉ ngơi nhiều hơn. Xét cho cùng, nó giống như một cuộc chạy marathon chứ không phải là một cuộc chạy nước rút. Hãy quan tâm tài sản giá trị nhất trong đời – bản thân của bạn nhé.

CosFa – Sưu Tầm

Tư Vấn – Báo Giá – Trở Thành Đối Tác

02854013868

Nhận Tư Vấn Ngay

 [kkstarratings]

Gọi Ngay